Tapaamisen lastensuojelun kanssa saa tallentaa
Viranomaisella ei ole oikeutta kieltää sosiaalihuollon asiakasta tallentamasta keskusteluja tai
Asiakkaalla on oikeus tietää mitä tietoja sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilainen on hänestä tallentanut ja miten tietoja on käytetty. Oikeus perustuu EU:n tietosuoja-asetukseen ja julkisuuslakiin. Tietoja voi pyytää myös toisesta henkilöstä huoltajana, edunvalvojana tai valtakirjalla valtuutettuna. Alaikäinen voi painavasta syystä kieltää tietojensa luovuttamisen huoltajalleen, jos hän pystyy ikänsä ja kehitystasonsa puolesta asiasta päättämään. Alaikäisen kieltoa ei kuitenkaan voida noudattaa, jos se on selvästi vastoin hänen etuaan. Sosiaali- tai terveydenhuollon ammattilainen arvioi asian. Pyynnön asiakasasiakirjoista voi parhaiten tehdä hyvinvointialueen kirjaamoon sähköisellä lomakkeella tai vapaamuotoisella pyynnöllä.
Kohtaamme erityisesti lastensuojeluasioissa, mutta myös lapsen huoltoa, asumista ja tapaamisoikeutta koskevien oikeuskäsittelyiden yhteydessä tilanteita, joissa asiakkaamme on tilannut hyvinvointialueelta omia tai huollettavansa sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja. Pyyntö on toimitettu hyvinvointialueen kirjaamoon, josta se on toimitettu suoraan viranhaltijalle, jonka hallussa asiakirjat ovat. Ei ole lainkaan harvinaista, että tämän jälkeen asiakirjoista ei kuulu kuukausiin mitään. Asiakkaan tiedustellessa pyytämiensä asiakirjojen perään, saatetaan hänelle vastata, että ei ole ehditty, eikä tiedetä koska ehditään. Vaikuttaa siltä, etteivät viranhaltijat ole aina tietoisia tai ymmärrä, mitä tarkoittaa asiakirjojen toimittamiseen liittyvä kohtuullinen aika. Asiakirjapyynnöt jäävät erityisesti lastensuojelussa helposti muiden kiireellisempien työtehtävien jalkoihin.
Sosiaalihuollossa viranhaltija yleensä tarkastaa kaikki lasta koskevat asiakasasiakirjat, ennen kuin huoltaja tai tiedonsaantioikeuden omaava vanhempi saa ne tarkastettavakseen. Tämä usein viivästyttää asiakirjojen luovuttamista. Esimerkiksi lastensuojelussa lapsi on asiakas, jonka nimellä kirjaukset asiakastietojärjestelmään tehdään. Lapsen tietoihin kirjataan paljon myös hänen tilanteeseensa vaikuttavia asioita, kuten esim. vanhempiin ja/tai sisaruksiin liittyviä tietoja. Ennen tietojen luovuttamista halutaan varmistaa, ettei toinen vanhempi saa tätä kautta tietoonsa esim. toista vanhempaa koskevia terveystietoja, jotka eivät hänelle kuulu, mutta ovat kuitenkin lastensuojeluasiakkuuden kannalta olennaisia. Tämän osalta viranhaltija joutuu harkitsemaan, mitä tietoja voi asiakirjoja pyytäneelle huoltajalle luovuttaa. Olisi tietenkin järkevää, ettei lasta koskeviin asiakirjoihin alun alkaenkaan kirjattaisi sellaisia tietoja, joihin omaa tai huolettavansa tietojen tarkastusoikeutta käyttävällä ei ole oikeutta. Tällaiset tiedot olisi parasta kirjata tarkemmin muualle kuin lapsen tietoihin. Esimerkiksi huoltajan oman nimen alle.
Terveydenhuollon asiakasasiakirjat (potilasasiakirjat) asiakas löytää yleensä ajantasaisesti itse suoraan Kanta-palveluista. Kokemuksemme mukaan tarvittaessa erikseen kirjaamon kautta pyydetyt asiakasasiakirjatkin toimitetaan terveydenhuollon puolelta nopeasti. Tehtävä on usein keskitetty sihteereille, jotka tulostavat tai toimittavat asiakirjat sähköisesti suoraan ja nopeasti niihin oikeutetulle pyytäjälle. Luovutettavia merkintöjä ja kirjauksia ei ole tarpeen enää tässä vaiheessa sisällön osalta tarkistaa, koska potilaan tietoihin ei lähtökohtaisestikaan kirjata muita, kuin asianosaista itseään koskevia tietoja. Jossain vaiheessa sosiaalihuollon kirjauksetkin tulevat siirtymään Kanta-palveluihin, josta asiakas voi sitten ajantasaisesti Omakannasta nähdä itseään ja huollettavaansa koskevat merkinnät ja kirjaukset. Sittenkin osa tiedoista voidaan perustelluista syistä merkitä salatuiksi.
Asiakkaan kannalta asiakasasiakirjojen saamisen viivästyminen mutkistaa hänen asiansa hoitamista, sillä asiakaskirjaukset ovat usein tärkeitä todisteita, kun hänen asiansa oikeuskäsittely alkaa. Niin hallinto-oikeus kuin käräjäoikeuskin antavat yleensä tarkat määräpäivät valitusten, vastausten ja todisteiden toimittamiselle. Asiakaskirjaukset jäävät toisinaan kokonaan toimittamatta, koska asiakirjoja ei ole saatu hyvinvointialueelta riittävän nopeasti, pyydetyssä aikataulussa tai edes kohtuullisessa ajassa. Jälkikäteen voidaan todeta, että asiakasasiakirjoissa olisi ollut paljon sellaista tietoa, jota asiakas olisi asian käsittelyn yhteydessä kokenut tarpeelliseksi tuomioistuinkäsittelyyn toimittaa.
Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 14§:ssä säädetään siitä, että tieto pyydetyistä asiakirjoista on annettava mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään kahden (2) viikon kuluessa siitä, kun viranomainen on asiakirjan saamista koskevan pyynnön vastaanottanut. Jos asiakirjoja on paljon tai niihin sisältyy osin salassa pidettäviä tietoja, on asia ratkaistava ja tieto asiakirjasta annettava viimeistään kuukauden kuluessa siitä, kun viranomainen on saanut asiakirjan saamista koskevan pyynnön. Jos rekisterinpitäjä ilmoittaa tarvitsevansa lisää käsittelyaikaa, määräaika on kolme kuukautta alkuperäisestä pyynnöstä. Mikäli kaikkea tietoa ei luovuteta, tulee viranomaisen ilmoittaa tähän kirjallisesti perusteltu syy ja liittää tietojen osittaisesta luovuttamatta jättämisestä valituskelpoinen hallintopäätös.
Lue lisää:
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Viranomaisella ei ole oikeutta kieltää sosiaalihuollon asiakasta tallentamasta keskusteluja tai
Lastensuojelulain mukaan huostaanotto on voimassa toistaiseksi. Lastensuojelutyön ensisijaisena tavoitteena on
Lastensuojelun asiakkaana olevalle lapselle on laadittava asiakassuunnitelma. Suunnitelma tehdään ja